Quantas reuniões você tem no trabalho por semana? Você tem um, dois, cinco ou mais? Muitos profissionais de ciências da vida temem reuniões porque isso os afasta de seu trabalho principal, enquanto o trabalho continua se acumulando. Outra reclamação comum é que nada é realizado ou acordado em uma reunião devido a diferentes pontos de vista. A falta de consenso pode levar a mais reuniões sobre a reunião inicial a que você foi e a perder mais tempo.
As equipes de gerenciamento e executivos convocam reuniões por uma variedade de razões, incluindo o brainstorming de idéias inovadoras, para explicar e implementar novos procedimentos e para obter feedback imediato sobre as metas de desempenho. Como sua atitude e comportamento afetaram seus resultados como participante da reunião? É importante entender que, como alguém na reunião, existem coisas que você pode fazer pessoalmente para se tornar um colaborador mais eficaz. Aqui estão quatro dicas para ser mais produtivo em reuniões.
Foco no tópico
Um motivo pelo qual muitas reuniões descarrilam e acabam demorando mais do que o esperado é uma falta geral de foco. Quando as pessoas não seguem uma agenda, as discussões podem levar a várias direções. Se você não está em uma função de gerenciamento, provavelmente não tem nenhum controle sobre o tópico das reuniões, mas pode ficar atento para contribuir apenas com informações que sejam relevantes para a discussão atual. Você não quer que os outros pensem em você como uma pessoa que tira todo mundo do caminho. No caso de outra pessoa levar a conversa em uma direção diferente, encontrar uma maneira de trazê-la de volta ao assunto principal pode ajudar a posicioná-lo como um líder.
Elimine o uso de distrações de tecnologia
Deixe seu laptop fora da sala de reuniões e, se precisar levar seu telefone celular, mantenha-o fora de vista. Olhar para o seu laptop, enviar mensagens de texto no telefone ou apenas ler outro conteúdo durante uma reunião é rude e pode enviar um sinal para os outros de que você não está interessado na conversa. Muitos profissionais pensam que são capazes de realizar multitarefas de forma eficaz, mas isso não é exato. Um estudo de pesquisa descobriu que apenas 2,5% das pessoas são realmente capazes de realizar multitarefas sem diminuir seu desempenho geral. Fazer várias coisas ao mesmo tempo faz com que a maioria das pessoas não conclua nenhuma tarefa com o melhor de sua capacidade.
Faça anotações descritivas
Alguns profissionais acham as reuniões chatas se não tiverem acesso a outros estímulos, como telefone ou laptop. Sim, a verdade é que algumas reuniões são entediantes, mas tente analisar o quadro geral sobre por que seu chefe acha que é vital que você se envolva. Fazer anotações descritivas pode ocupar seu tempo e ajudá-lo a pensar sobre quaisquer obstáculos ou desafios potenciais relacionados ao que está sendo discutido. Gravar anotações é ótimo para sua própria referência após a reunião, mas também é um sinal para os outros de que você leva a sério sua posição e deseja se sair bem.
Fala
Ser vocal durante as reuniões é positivo por muitos motivos: você permite que os outros saibam que está prestando atenção e que tem confiança para apresentar suas ideias e é um pensador crítico. O segredo é falar quando você tiver uma pergunta ou comentário significativo. Falar excessivamente não ajuda ninguém e pode dar a impressão de que você está perdendo o tempo de outras pessoas. Mesmo se você tiver uma crítica ou achar que algo não é uma boa ideia, você deseja apresentar essas informações objetivamente. Você não quer parecer negativo ou alguém que mata ideias.
As reuniões no trabalho podem ser produtivas para planejar ou podem ser demoradas e parecer uma perda de tempo. Mesmo que você não tenha uma palavra a dizer sobre o assunto da reunião ou se vai comparecer, você pode melhorar sua produtividade. Mantenha o foco durante a conversa, concentrando-se no tópico em questão. Elimine ou limite substancialmente o uso de laptops e telefones celulares. Escreva notas descritivas para que você não tenha várias perguntas depois e para melhorar seu pensamento crítico. Finalmente, fale se você tiver comentários ou perguntas benéficas para o grupo. Como você vai melhorar a produtividade durante sua próxima reunião?