3 dicas para gerenciar melhor o seu tempo no trabalho

Você provavelmente já ouviu a estatística de que passa mais tempo no trabalho do que em qualquer outro lugar. E isso provavelmente é verdade, especialmente hoje em dia. Mas dessas mais de 40 horas que você passa em sua mesa ou escritório, quantas são realmente gastas para ser produtivas?

Pergunta difícil, eu sei. Aposto que 25% são gastos alternando as tarefas, planejando o dia ou fazendo uma pausa para o café. No entanto, existem algumas táticas testadas e comprovadas que podem ajudá-lo a planejar sua semana para que você gaste menos tempo perdendo e mais tempo trabalhando. Pense bem: você poderia pegar um trem mais cedo ou evitar o trânsito da hora do rush nesta sexta-feira, sabendo que realizou tudo o que precisava.

Anotá-la

A antiquíssima lista de coisas a fazer é um clássico por um motivo. Mas, em vez de escrever uma lista de tarefas apenas quando se sentir oprimido e com medo de esquecer algo, tente fazer uma todas as noites antes de sair do escritório ou terminar o dia.

Coloque os itens mais importantes no topo da lista. Essas são as coisas que você precisa resolver assim que começar a trabalhar no dia seguinte. Em seguida, adicione outras coisas que gostaria de realizar mais abaixo na lista. No final de cada dia, passe o mouse sobre o que você não concluiu na lista de amanhã. Se você tiver sorte, isso o ajudará a se manter organizado e a planejar o que está por vir, de forma que você se surpreenda cada vez menos.

Depois de adquirir o hábito de fazer isso diariamente, comece a pensar nisso semanalmente. Na sexta-feira à tarde, crie o hábito de listar os projetos e tarefas que você precisa realizar na próxima semana. Vá mais longe e anote os itens grandes e, em seguida, os itens subsequentes que você precisa fazer para terminar o item grande. Então, conforme você completa as etapas menores, você pode riscar essas coisas. Mentalmente, pode ajudar a monitorar seu progresso em direção a uma grande meta.

Assim, você terá uma lista de tarefas semanais que se funde em sua lista de tarefas diárias. Parece muitas listas, mas quando você entra no ritual de fazê-lo todas as noites, isso se tornará uma segunda natureza e eliminará o “o que eu preciso fazer hoje?” pergunta pela manhã.

Bloco de Tempo

Depois de ter um controle sólido sobre sua lista de tarefas e o que você precisa realizar em uma base semanal, comece a bloquear o tempo em sua agenda para essas tarefas específicas. Você pode começar simplesmente bloqueando uma hora pela manhã e uma hora à tarde para responder a e-mails.

Em seguida, pense em outras tarefas recorrentes que você faz semanalmente (ou mensalmente). Adicione-os ao seu calendário para que você não apenas tenha um lembrete visual, mas também seja programado para o seu dia para que ninguém possa adicionar uma reunião sobre ele.

Quando suas tarefas repetidas forem adicionadas ao seu calendário, adicione blocos para as tarefas VIP da próxima semana. Estime quanto tempo você levará para chegar a um bom ponto de parada (ou para concluí-lo) a cada dia até o prazo e agende-o. Pontos de bônus para adicionar notas para as tarefas menores que você precisa em cada bloco de tempo.

E o mais importante, crie intervalos para você. É tão fácil olhar para cima e perceber que são duas da tarde e você ainda nem terminou sua xícara de café agora fria. Coloque um happy hour com um colega de trabalho ou mentor em sua agenda e reserve pelo menos 30 minutos para o almoço diariamente. Sua sanidade e produtividade precisam disso.

Elimine distrações

Se você trabalha em um escritório aberto, este é difícil. Pessoas passando, parando para bater um papo, falando ao telefone e apenas atividades gerais podem dificultar a colocação de antolhos e a realização do trabalho. Mas provavelmente existem áreas mais silenciosas do escritório ou salas de conferência dedicadas à realização do trabalho, portanto, planeje concluir as tarefas que precisam de foco extra lá. Pode até ajudá-lo a entrar em um espaço produtivo quando você faz uma coisa consistentemente naquele determinado ponto.

Quando você é um gerente, isso é ainda mais difícil, pois você precisa estar disponível para responder a perguntas. Tente eliminar a presença de pessoas, exceto no caso de assuntos urgentes, e além das reuniões semanais com seus subordinados diretos, mantenha o horário de expediente para que qualquer pessoa possa aparecer para bater um papo ou obter uma resposta.

E, finalmente, pare de responder aos seus e-mails quando eles chegarem. Ver o número aumentar com o canto do olho pode ser opressor e causar ansiedade, mas ficar constantemente fora da tarefa em mãos remove seu foco. Então, você está gastando tempo tentando se reorientar e se lembrando de onde parou. O Gmail tem um aplicativo que você pode instalar, chamado Boomerang, que permite pausar sua caixa de entrada, para que você não veja quantas mensagens não lidas até reiniciá-lo manualmente. Mas se sua empresa usa outro serviço, experimente desligar as notificações ou ter uma janela de navegador separada para seu e-mail – e resista à tentação de verificar a cada 5 minutos.

Da próxima vez que você se sentir sobrecarregado e disperso ao tentar fazer seu trabalho, respire fundo e use uma (ou todas!) Dessas dicas. Sua saúde mental vale a pena.