13 estratégias de gerenciamento de tempo para profissionais

Ter uma estratégia de gerenciamento de tempo eficaz significa um fluxo de trabalho muito produtivo. Ter um ambiente de trabalho produtivo e cumprir sua programação pode torná-lo um profissional mais eficaz.

Aqui estão algumas estratégias a serem lembradas para gerenciar bem o seu tempo e realizar o trabalho com eficiência.

Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo

1. Esteja organizado

A primeira coisa que você precisa lembrar é ser organizado. Gerenciar seu tempo anda de mãos dadas com ser organizado porque, se você for ordeiro, poderá concluir suas tarefas com eficácia se seguir seu sistema.

A maioria das outras estratégias listadas abaixo exige que você seja organizado, e esta é uma das características mais importantes de que você precisa para ter sucesso ao administrar seu próprio tempo.

2. Concentre-se em uma tarefa

Lide com uma coisa de cada vez e evite multitarefa sempre que possível. Focar em uma tarefa economizará muito tempo e pode ajudar na organização.

A multitarefa pode ter um impacto negativo na produtividade. Você pensaria que fazer várias coisas ao mesmo tempo pode significar produtividade, mas não é verdade. Você verá que pode realizar mais tarefas quando se concentra em uma coisa, em vez de trabalhar em vários itens simultaneamente.

Concentre-se em uma coisa de cada vez e evite distrações – o que está relacionado à próxima estratégia.

3. Bloqueie distrações

Como afirmado acima, você precisa bloquear as distrações para que possa se concentrar em uma coisa. 

Guarde o telefone enquanto estiver trabalhando. É uma das principais causas de distrações. Os telefones têm muitas distrações, incluindo mídias sociais, internet e e-mails.

Reuniões e colegas de trabalho são mais distrações que podem ser difíceis de bloquear. Se você está tentando terminar algo ou está trabalhando com um prazo, então você deve se separar de todos os outros para que possa se concentrar no trabalho que tem em mãos.

Ouvir música enquanto faz algo é considerado multitarefa, mas estudos mostram que é benéfico para a concentração, desde que você esteja fazendo isso corretamente.

Em um ambiente de trabalho em casa, você pode encontrar muitas distrações. Um telefonema, seu cachorro latindo, seu filho chamando você ou alguém pode estar na porta. É essencial ter um escritório ou espaço em casa para se concentrar no trabalho e, ao mesmo tempo, bloquear possíveis distrações.

4. Planeje com antecedência

Novamente, parte de ser organizado é planejamento. É essencial planejar para seguir um cronograma, criar uma lista de afazeres e usar ferramentas para aumentar sua produtividade.

Você pode usar várias ferramentas online para aumentar sua produtividade, organizando coisas e criando um plano para manter suas tarefas sob controle.

5. Crie uma lista de verificação

Relacionado ao planejamento está a criação de uma lista de verificação. É vital ter uma lista de tarefas para que você possa definir suas metas e saber o que deseja realizar.

6. Priorizar

Relacionado à criação de uma lista de verificação está a priorização de tarefas. Quando você tiver uma lista, saberá exatamente o que precisa priorizar. 

Defina o nível de prioridade nas tarefas de alta prioridade para baixa prioridade, onde você precisa trabalhar naquelas marcadas como de alta prioridade antes de passar para as menos importantes.

7. Defina um limite 

Defina um limite para suas tarefas e use um cronômetro para garantir que todos recebam atenção suficiente.

Ter um cronômetro pode lembrá-lo dos intervalos e de quando mudar para a próxima tarefa da lista de tarefas. 

8. Recompense-se

Recompense-se por pequenas realizações. Você pode fazer uma pausa quando terminar uma tarefa importante – servir-se de uma bebida ou fazer um bom sanduíche depois de terminar o dia de trabalho. 

Isso serve para se motivar a realizar pequenas coisas.

9. Pausas no cronograma

Em relação a se recompensar e estabelecer um limite, você precisa fazer pequenos intervalos entre as tarefas. 

Seu cérebro só pode funcionar até certo ponto em um determinado momento, e fazer uma pausa irá livrá-lo do estresse físico e mental.

Dê a si mesmo algum tempo para relaxar para que você tenha uma mente renovada quando voltar ao trabalho.

10. Aprenda quando e quando não se comprometer

Ao aceitar tarefas, aprenda a dizer não e a saber quando e quando não se comprometer com um determinado trabalho. Você sempre pode dizer que precisa verificar sua programação antes de dizer sim para uma tarefa.

11. Delegar Tarefas

É aqui que entra a delegação de tarefas. Quando você não pode se comprometer com uma tarefa específica, pode delegá-las a outro membro da equipe para realizar mais.

Se você estiver lidando com uma equipe, conheça os pontos fortes e fracos de cada membro da equipe e aprenda a maximizá-los, criando estratégias e delegando tarefas que se adaptem perfeitamente às suas habilidades.

12. Divida as grandes tarefas em porções

Quando estiver enfrentando uma grande tarefa, você pode dividi-la em partes para trabalhar com eficiência. Você pode então delegar as pequenas partes aos membros de sua equipe para que toda a equipe possa trabalhar de forma eficaz para alcançar um objetivo comum.

13. Não procrastine

A procrastinação pode prejudicar a qualidade do seu trabalho – ou pior, pode levá-lo a não fazer nada. Executar tarefas no último minuto – especialmente as importantes – pode afetar a qualidade. 

Lute contra isso. Tenha em mente as coisas listadas acima. Seja organizado e mantenha uma programação e uma lista que você possa seguir.

Em vez de procrastinar, sempre esteja adiantado. Certifique-se de que tudo seja feito a tempo e tente terminar as coisas antes do prazo real. Isso pode ajudá-lo a ser mais produtivo e economizar tempo.

Haverá muito tempo para você consertar as coisas, e é melhor fazer as coisas cedo do que fazê-las no último minuto.

Essas estratégias de gerenciamento de tempo são adequadas para manter sua produtividade alta e garantir que você faça tudo o que precisa a tempo, com eficiência e eficácia.